ניהול תקשורת פרויקטים: כיצד להבטיח הצלחה?

על פי דוח סקר של PMI, התגלה כי בגלל תקשורת לא יעילה, אחד מכל חמישה פרויקטים אינו מצליח. כדי להבטיח א הצלחה על מנהל פרויקט לאצור ניהול יעיל של תקשורת פרויקטים. במאמר זה בנושא ניהול תקשורת פרויקטים, אתן לך הדרכה מלאה כיצד התקשורת השיטתית מתבססת בפרויקט ומהם התהליכים השונים הכרוכים בה.

להלן הנושאים עליהם אדון במאמר זה בנושא ניהול זמן בפרויקט:

• מהו ניהול תקשורת פרויקטים?
• יתרונות ניהול תקשורת
• תהליכי ניהול תקשורת פרויקטים

כדי לשלוט בכל המושגים של ניהול פרויקטים, אתה יכול לבדוק את המובנים שלנו התוכנית, בה תונחה על ידי מדריכים.

מהו ניהול תקשורת פרויקטים?

ניהול תקשורת פרויקטים, על פי ,
ניהול תקשורת פרויקטים כולל את התהליכים הדרושים להבטחת צרכי המידע של הפרויקט ובעלי העניין בו באמצעות פיתוח חפצים ויישום פעילויות שנועדו להשיג חילופי מידע יעילים.

זהו אחד מעשרת תחומי הידע העיקריים המניח את היסוד של מסגרת ניהול הפרויקטים וממלא תפקיד מרכזי בשמירת צוות הפרויקט כולו על אותו דף. ללא ניהול תקשורת תקין, כולו יכול להתפורר מכיוון שחוסר תקשורת עלול לגרום להתמוטטות בתהליכים שונים. זה יכול עוד להשפיע לרעה על המשלוח הסופי ובכך לגרום לפרויקט לא מוצלח.

ניהול תקשורת פרויקטים מכסה שונותתהליכים המבטיחים כי המידע הנכון על הפרויקט מועבר לצוותים הנכונים ובזמן הנכון. תקשורת יעילה מסייעת ביצירת מערכת יחסים בריאה בין בעלי עניין מגוונים עם רקע תרבותי וארגוני משתנה, רמות מומחיות, תחומי עניין ונקודות מבט. בסך הכל הם יכולים להשפיע על ביצוע הפרויקט ועל התוצר הסופי.התהליך השלם של ניהול תקשורת הפרויקט הוא צבירה של שני חלקים:

1. ה חלק ראשון עוסק בפיתוח אסטרטגיה המבטיחה מערכת תקשורת יעילה לבעלי העניין.
2. ה חלק שני מטרתו לבצע את הפעילויות הנדרשות ליישום אסטרטגיות התקשורת.

בממוצע, מנהל פרויקט מבלה כ- 85-90% מכלל זמן הפרויקט שלו בתקשורת. כך עבור א , שמירה על זרימת תקשורת יעילה הופכת לחשובה מאוד. על מנת לעשות זאת עליו להחליט על אסטרטגיית פרויקט כבר בתחילת הפרויקט ולעקוב אחריו לאורך כל מחזור חיי הפרויקט. חלק מהמומלצים ביותר המסייעים בהקמת תקשורת יעילה מפורטים להלן:

• האזנה פעילה חזקה
• כתיבה בקיאה
• יכולת דיבור שוטפת
• תשאול ובחינת רעיונות
• ביסוס וניהול ציפיות
• צוות מניע להפוך ולהישאר מאורס
• צוות מדריך לשיפור הביצועים
• פתרון סכסוכים
• יכולת לסכם ולחזור
• זהה את השלב הבא היעיל ביותר

לצד הכישורים המפורטים לעיל, על מנהל הפרויקט לעקוב אחר ה- 5 C של תקשורת שתסייע ביצירת תקשורת רצופה ושיטתית לאורך הפרויקט. חמשת C אלה הן:

במונחים של , תקשורת יכולה להיות מסוגים שונים:

1. תקשורת בכתב: זוהי אחת מצורות התקשורת המדויקות ביותר המועברות באמצעות מדיום התכתבויות. ניתן להפריד עוד יותר לשתי צורות:
   1. פורמלי כתוב: אמנת פרויקט, הצהרת היקף, תוכנית פרויקט, WBS, מצב הפרויקט, נושאים מורכבים, תקשורת הקשורה לחוזה, תזכירים וכו '.
   2. פורמלי בכתב: דוא'ל, הערות, מכתבים, תקשורת קבועה עם חברי הצוות וכו '.
2. תקשורת מילולית: לתקשורת מסוג זה מידה גבוהה של גמישות נעשית דרך המגע האישי, הצוות נפגש, טלפוני וכו '. ניתן לסווג אותו עוד לשתי צורות:
   1. פורמאלי בעל פה: מצגות, נאומים, משא ומתן וכו '.
   2. בעל פה בלתי פורמלי: שיחה עם חברי הצוות, פגישות פרוייקט, שיחות חדר או חדר מלחמה וכו '.
3. תקשורת לא מילולית: זוהי צורת התקשורת הבסיסית ביותר וכ- 55% מהתקשורת נעשית בצורה זו.דוגמאות כלליות לתקשורת מסוג זה הן הבעות פנים, תנועות ידיים, גוון הקול בזמן הדיבור וכו '.

אני מקווה שעכשיו תהיה לך הבנה טובה יותר מהי ניהול תקשורת פרויקטים. בחלק הבא אדבר על איך ניהול תקשורת מיטיב עם ארגון.

כיצד להשתמש במיתרים בג'אווה

יתרונות ניהול תקשורת

• ציפיות: תוכנית תקשורת פרויקטים מסייעת בקביעת סטנדרטים לאופן ומתי התקשורת צריכה להתקיים.זה מסייע למנהל לשמור על בקרת הפרויקט ולהבטיח שכל בעלי העניין יקבלו את המידע הנדרש.
• עֲקֵבִיוּת: עם תוכנית תקשורת נכונה, מנהל פרויקט הופך להיות עקבי יותר בטיפול בפעילות הפרויקט. כמו כן, זה נותן לחברי הצוות כיוון שבעקבותיו הם יכולים לתקשר עם שאר הצוות ובעלי העניין בעקביות.
• פִּריוֹן: תוכנית יעילה לניהול פרויקטים מעדכנת היטב את כל חברי הצוות לגבי התרחשויות הפרויקט. בדרך זו הם תמיד מצוידים במידע הדרוש להם במקום לעצור את העבודה ולחפש מידע חסר.
• תוֹצָאָה: זה קובע ערוץ תקשורת תקין וברור בין הצוות לבין בעלי העניין שמבטיח שהצוות יודעבדיוק מה שהאינטרסנטים רוצים, צריכים ומצפים מתפוקת הפרויקט.
• תקשורת מבוקרת: ניהול תקשורת גם מבטיח שהמידע הנכון יועבר לאנשים הנכונים ובזמן הנכון. זה לא משאיר מקום לעמימות או לבלבול ומספק זרימה חלקה של תקשורת.
• שיתוף פעולה עם צוות הפרויקט: תקשורת טובה מביאה לרוב לשיתוף פעולה טוב יותר בין חברי הצוות ומשפרת את המיקוד בכללותו.
• מושב פתיחה יעיל: תוכנית ניהול תקשורת מסודרת נותנת בעיטה טובה לפרויקטים כשהםמבטיח כי הפרויקט והמתודולוגיות נדונים ונבדקים ברמה גבוהה. לאחר שהדבר יובטח תהליכי תקשורת נוספים באים לידי ביטוי ומוסכמים על ידי חברי הצוות אשר נותנים להם תמונה ברורה מה יקרה בהמשך ומה תפקידם בפרויקט.

תהליכי ניהול תקשורת פרויקטים

תחום הידע של ניהול תקשורת הפרויקט מורכב משלושת התהליכים הבאים:

1. תכנן ניהול תקשורת

תכנון תקשורת תכנית הוא התהליך הראשוני של תחום הידע של ניהול תקשורת פרויקטים. בתהליך זה פותחת תוכנית שיטתית ויעילה לפעילויות הכרוכות בתקשורת הפרויקט. זה בעיקר עושה שימוש במידע כמו הדרישה של כל בעל עניין וצוותים, נכסים ארגוניים זמינים וצרכי ​​הפרויקט. תהליך ניהול תקשורת תכנית מתבצע במרווחים תקופתיים לאורך כל התקופה . זה מסייע בעיקר בהצגה בזמן של הנתונים הרלוונטיים באמצעות גישה מתועדת שמעסיקה את בעלי העניין באופן יעיל.

ניהול תקשורת בתכנון כולל תשומות, כלים וטכניקות ותפוקות שונות שמנין בטבלה שלהלן:

2. נהל תקשורת

התהליך השני של ניהול תקשורת פרויקטים הוא Manage Communications שמטרתו בעיקר לאסוף, ליצור, להפיץ, לאחסן, לאחזר, לנהל, לפקח ולבסוף להשליך את המידע על הפרויקט באופן מתאים ומתוזמן. הוא מבוצע לאורך כל מחזור חיי הפרויקט במטרה לספק זרימת מידע ללא מאמץ ויעיל מצוות הפרויקט לבעלי העניין ולהיפך. תהליך זה מסייע גם בזיהוי היבטים שונים של תקשורת אפקטיבית יחד עם המתאימים ביותר מתודולוגיות , טכנולוגיות וטכניקות. יתר על כן, היא מאפשרת למערכת התקשורת כולה להיות גמישה יותר על ידי מתן מקום לכל התאמות בשיטות ובטכניקות. זה עוזר להתאים לדרישות ולצרכים המשתנים של בעלי העניין מבלי לשבש את זרימת התקשורת.

בטבלה שלהלן פירטתי את הרשימה המלאה של תשומות, כלים וטכניקות ותפוקות המעורבות בתהליך ניהול התקשורת:

3. לפקח על תקשורת

צג תקשורת הוא התהליך הסופי של תחום הידע של ניהול תקשורת. תהליך זה מבטיח כי כל צרכי המידע והדרישות של הפרויקט ושל בעלי העניין המעורבים ייענו על ידי השלמתו. זה מבוצע ברחבי ומסייע באופטימיזציה של זרימת המידע בהתאם לתכנית ניהול התקשורת ומעורבות בעלי העניין.

הטבלה שלהלן מכילה את רשימת התשומות, הכלים והטכניקות והתפוקות השונות המעורבות בתהליך הסופי של ניהול תקשורת פרויקטים:

אז הכל היה על ניהול תקשורת פרויקטים. אם ברצונך ללמוד עוד על מתודולוגיות ניהול פרויקטים אוֹ ,אתה יכול לבדוק את שלי ' גם כן.

אם מצאת מאמר זה 'ניהול תקשורת פרויקטים' רלוונטי, עיין במאמר מאת אדוריקה, חברת למידה מקוונת מהימנה עם רשת של יותר מ -250,000 לומדים מרוצים הפרוסים ברחבי העולם.

יש לך שאלה עבורנו? אנא הזכיר זאת במדור ההערות במאמר זה בנושא ניהול תקשורת פרויקטים ונחזור אליך.