יָעִיל ניהול פרוייקט חובה כשמדברים על פרויקטים מצליחים. ניהול פרויקט בקנה מידה קטן הוא פשוט, אך הדברים הופכים למאתגרים מאוד כאשר גודל הצוות מתחיל לגדול. ניהול כל המשימות והאנשים המעורבים בפרויקט בו זמנית יכול להתגלות כעסקה מסורבלת. זה איפהכלי ניהול הפרויקט נכנסים לתמונה. במאמר זה אדון בכל מה שצריך לדעת לפני שתבחר בכלי ניהול הפרויקט שלך.
להלן הנושאים עליהם אדון במאמר זה:
- סקירת ניהול פרויקטים
- כלים לניהול פרויקטים
- צורך בכלי ניהול פרויקטים
- הכלים הטובים ביותר לניהול פרויקטים בשוק
סקירת ניהול פרויקטים
'ניהול פרויקטים הוא הדיסציפלינה של ייזום, תכנון, ביצוע, שליטה וסגירת עבודת צוות להשגת יעדים ספציפיים ועמידה בקריטריונים ספציפיים להצלחה.'
- ויקיפדיה
במילים פשוטות יותר, הוא תהליך של סידור וניהול של כל הפעילויות הקשורות לפרויקט. זה עוזר בניהולפרויקט מתחילתו ועד סופו מוגדר, במטרה האידיאלית לספק את התוצאה בזמן ובתקציב. מסגרת ניהול פרויקטים נכונהמגלם מחזור חיים של פרויקט וחמש קבוצות תהליכים מרכזיות לניהול פרויקטים. קבוצות תהליכים אלה עוטפות 10 אזורי ידע ו -49 תהליכים שלעתים קרובות פועלים באותו זמן בפרויקט או עם תשומות ופלטים הומוגניות. קבוצות אלה הן:
- יוזם: בקבוצת תהליכים זו, היקפו הראשוני של הפרויקט מוגדר כמו גם משאבים מחויבים.
- תִכנוּן: בקבוצת תהליכים זו,מתוכננת רמת פירוט מתאימה לפרויקט.
- מְבַצֵעַ: התהליך הזהקְבוּצָהמורכב מהתהליכים המשמשים להשלמת העבודה המוגדרת בתוכנית ניהול הפרויקט.
- ניטור ובקרה: קבוצת תהליכים זו כוללת מעקב, בדיקה ויסות ביצועי הפרויקט.
- סְגִירָה: קבוצת תהליכים זו מהווה חלק חשוב בניהול הפרויקט, המבוצעת כדי לסיים את כל פעילויות הפרויקט להשלמת הפרויקט.
עד עכשיו, ודאי הבנתם כי ניהול פרויקטים הוא תהליך ממושך. כל התהליך הזה מונח אך ורק על כתפיו של מנהל פרויקטים. ניהול וארגון של פרויקט הוא בכלל לא משימה קלה. אם מנהל הפרויקט אינו מיומן מספיק, ישנם סיכויים גבוהים שהפרויקט שלך לא יביא את התוצאה הצפויה. כיום, כדי להוכיח את אחיזתם ואת המומחיות שלהם בנושא, מנהלי פרויקטים בוחרים לעתים קרובות בהסמכות כמו PMP. כתבתי מאמר מפורט על שאליו תוכלו להתייחס למידע נוסף.
ובכן, הרעיון של ניהול פרויקטים מתואר בראשית המאה ה -19 אך הוכר כמקצוע מובהק באמצע המאה ה -20. מנהלי פרויקטים התחילו להשתמש בכלים מסורתיים כמו עט ונייר כדי לעקוב אחר הפעילויות שבהן היה צריך לעשות הכל באופן ידני.אך עם ההתקדמות הטכנולוגית, מנהלי הפרויקטים משתמשים כעת בכלים שונים לניהול פרויקטים כדי להאיץ ולהקל על כל תהליך העבודה.
בחלק הבא של מאמר זה אתן לך תובנה מלאה לגבי הכלים לניהול פרויקטים וכיצד להשתמש בהם.
כלים לניהול פרויקטים
כלים לניהול פרויקטים הם בעצם הכלים המסייעים לאדם או לצוות בארגון יעיל של עבודה וניהול פרויקטים. זו יכולה להיות תוכנה מקורית או בתשלום שניתן לקנות באינטרנט.
מאחר וניהול פרויקטים הוא משימה מורכבת המורכבת מפעילויות מאתגרות רבות, כלי ניהול הפרויקט משמשים לרוב ככלי עזר למנהלי הפרויקטים. ישנם סוגים שונים של כלים לניהול פרויקטים הקיימים בשוק. הם יכולים להיות תוכנה אוטומטית או מופעלת ידנית. בתור לאכלי יחיד נותן מענה לכל צרכי ניהול הפרויקט, בהיותך מנהל פרויקט, עליך לבחור בכלי ניהול פרויקטים המתאים ביותר לסגנון הפרויקט שלך ולניהול. כלים אלה לא רק מורידים את עומס העבודה מראשו של מנהל הפרויקט אלא גם מסייעים בתקינה של העבודה והשגרה של הצוות כולו.
כלי ניהול פרויקטים מוגדרים בדרך כלל על ידי התכונות השונות המוצעות. הם כוללים, אך אינם מוגבלים ל:
1. תכנון ותזמון
תכנון ותזמון הם מאפיינים חשובים בכל כלי לניהול פרויקטים. כדי לנהל ולסנכרן צוות בצורה ראויה, חשוב מאוד לשמור על כל משימות ואחריות של צוות צוות גלויים ונבדלים. כלי טוב לניהול פרויקטים יעזור לכם לתכנן ולהקצות משימות לחברי הצוות שלכם ללא מאמץ, יחד עם תאריכי היעד. זה גם יסייע בקביעת סדרי עדיפויות ובהחלטה על מועדים. יתר על כן, הוא יודיע לך בכל פעם שהפרויקט שלך מתקרב לתאריך הסיום המתוכנן, אך הפעילות שלך עדיין לא הושלמה.
מה זה hashset בג'אווה
2. תקשורת ושיתוף פעולה
תקשורת ושיתוף פעולהעם הצוות שלך בתוך כלי אחד מבלי לעבור בין מסכים ותוכנות שוניםהם חלקים חיוניים בכל פרויקט מצליח. כל כלי ניהול הפרויקט בדרך כלל מגיעים עם לוח מחוונים שבו מנהל הפרויקט יכול לעקוב אחר הצוות כמו גם את התקדמות הפרויקט. כמו כן, חברי הצוות יכולים לגשת זה לזה לעבודה דרך לוח המחוונים. כמה פונקציות אחרות שהן חובה לשיתוף פעולה בכל כלי לניהול פרויקטים כוללות שיתוף סטטוסים, הערות, מעקב, היסטוריית גרסאות וכו '.
3. תיעוד
שמירת תיעוד ידני יכולה להיות משימה מייגעת. אפילו במיטב יכולתך, עדיין קיימת אפשרות לטעויות אשר בהחלט אינן חדשות טובות עבור הפרויקט שלך. לפיכך, כלי ניהול הפרויקט כוללים לרוב את הפונקציונליות של התיעוד שבומידע על הפרויקט שלך נגיש במקום אחד. מידע זה יכול לכלולמשימות מתוכננות / הושלמו, נתוני משאבים, פרטי חיוב וכן הלאה.
4. ניהול משאבים
מיטוב המשאבים של הפרויקט יכול באמת לצמצם את זמן ההשלמה ואת העלות של הפרויקט. לפיכך, פונקציית ניהול משאבים יעילה בכלי ניהול הפרויקט שלך יכולה להיות שימושית ונוחה באמת. עם זאת, תקבל סקירה מלאה של כל עלות הפרויקט המתפרקת עוד יותר לעלות של משאבים שונים. משאבים אלו יכולים להיות מהותיים, כוחות אנושיים, הוצאות וכו '. לכן, באמצעות כלי ניהול פרויקטים תוכלו למטב את המשאבים הללו ולנהל את כל תהליכי הפרויקט בצורה יעילה.
5. הערכת סיכונים
סיכונים הם דבר שלעולם לא תוכלו לחזות. עקב אירועים בלתי צפויים (אסון טבע, מיתון וכו '), משך הפעילות של הפרויקט שלך, התקדמותו, מועדיו, התקציב, המשתתפים וכו' עשויים להיות מושפעים. מנהל פרויקטים חייב להיות מסוגל לחשב סיכונים מסוג זה, אך אם אתה משתמש בכלי ניהול פרויקטים, עליו לבצע את המשימה הזו עבורך. במיוחד עבור פרויקטים ותיקים, יכולים להיות הרבה גורמים המשפיעים עליו. בעזרת כלים אלה תוכלו להישאר מוכנים לכל סיכון שנקרה בדרכם ולטפל במצבים כאלה בצורה מדויקת יותר.
6. דיווח
עבור פרויקט מצליח, אתה צריך לקבל תובנה מלאה בנושאליקויים ובעיות הדורשות התייחסות ופתרון מיידי. כאשר אתה מחליט על כלי ניהול הפרויקט שלך, עליך לוודא שיש לו שתי תכונות חשובות ביותר שהן דוחות תובנות ומרכזי מחוון ביצועי מפתח (KPI). כמו כן, בעזרת כלי דיווח מתאימים, תוכלו ליצור דוחות הניתנים להתאמה אישית ולאסוף את כל נתוני הפרויקט שהוכנסו בעבר.
7. בסיס והערכה
לפרויקט,על הגדרת הבסיס להיות מוגדרת בבירור ממש בתחילת תוכנית הפרויקט באמצעותה תוכלו למדוד ולהשוות את התקדמות הפרויקט שלכם. כעת, כלי ניהול פרויקטים חייב להיות בעל פונקציונליות זו כדי שמנהל ישווה מצב דברים בזמן אמת עם הערכה וניתוח הסטיות. ישנם כלים שונים בשוק המציעים אפשרויות בסיסיות אוטומטיות, לכן תוך כדי בחירת הכלי שלך בחר בחוכמה.
צורך בכלי ניהול פרויקטים
1. גישה סטנדרטית
הכלים לניהול פרויקטים מנחים את כל תהליך פיתוח הפרויקט בצורה סטנדרטית. באמצעות הכלי, אמנהל הפרויקט יכול לארגן את כל התהליך עם תבניות ופיקוח אחר. זה עוזר להם להבטיח שהפרויקטים מתקדמים בדרך שתכננו מבלי להפסיק לדרכם.
כיצד להדפיס PHP php
2. ניטור
חשוב מאוד לעקוב אחר התקדמות הפרויקט, במיוחד אם מדובר לאורך זמן. תוכנת ניהול פרויקטים מתמחה בפונקציונליות זו ורובם מספקים מערכת מעקב התקדמות משימה בזמן אמת. כלים אלה עוזרים במעקב ובניטור שוניםשלבי פרויקט. הם יכולים גם לחזות האם הפרויקט יצליח לעמוד בקו הזמן, בהתאם לקצב הנוכחי. לפיכך, זה שימושי מאוד ביחס לסיום בזמן ולקצץ בעלויות של פרויקט.
3. ניהול יעיל
כלי ניהול הפרויקטים מספקים סקירה מלאה על הפרויקט המסייע למנהל הפרויקט ליישר ולתעדף את המשימות.בעזרת אלה, מנהל פרויקטים יכול להיות מאורגן ושיטתי יותר מבחינת תכנון, תזמון, מעקב אחר התקדמות, תיעוד, ניהול תקציב, הקצאת משאבים, ניהול סיכונים וכו 'בעזרת כלים לניהול פרויקטים תוכלו להישאר בקלות בתחום ולהתחקות אחר ההתקדמות.
4. תכנון תקציבי יעיל
תקציב הוא אחד מכוח הגזירה העיקרי שעומד מאחורי כל פרויקט. כדי להעביר פרויקט מצליח ומתוזמן בתקציב המשוער צריך הרבה תכנון ובקרה. כלי ניהול פרויקטים חייב לסייע למנהל פרויקטים לצאת ממצוקה זו ולתכנן תקציב מתאים.
5. קבלת החלטות ממוטבת
עם כל מה שניתן במקום אחד, כלי ניהול הפרויקטים מובילים לעיתים קרובות לקבלת החלטות טובה יותר. מכיוון שיש לך את כל הפרמטרים בזמן אמת הקשורים למשימה ופעילויות הפרויקט,תהליך קבלת ההחלטות נעשה משופר ומדויק.
6. תקשורת טובה יותר
כלי ניהול הפרויקט מקימים משפך תקשורת קל לא רק עם חברי הפרויקט הפנימיים אלא גם עם החברים החיצוניים, כמו לקוחות ובעלי עניין. באמצעות כלים אלה, זרימת המידע מתבהרת ומדויקת בכל משימה או פעילות הנוגעת לפרויקט.
7. שיתוף מסמכים
שיתוף מסמכים הוא פעילות חיונית בכל פרויקט ועם כלים לניהול פרויקטים בתמונה משימה זו הופכת ללא מאמץ. זהמאפשר לבעלי העניין בפרויקט למצוא מסמכים מקיפים יותר, מסגרות קוויות, מפרטים וכו ', כדי להבטיח שקיפות ותקשורת.
8. שביעות רצון לקוחות משופרת
כאשר הכל נעשה במסגרת ההיקפים והתקציב המסופקים יחד עם איכות הפרימיום, הלקוחות חייבים להיות מרוצים.כלים יעילים לניהול פרויקטים מציעים את הפונקציות המאפשרות להמשיך לקשרי לקוח / ספק זה גם לאחר השלמת הפרויקט ומסירתו.
הכלים הטובים ביותר לניהול פרויקטים בשוק
להלן פירטתי את 10 הכלים הראשונים לניהול פרויקטים הזמינים בשוק:
1. Wrike
Wrike היא תוכנה מקוונת לניהול פרויקטים מקוונת המספקת נראות ושליטה מלאה במשימות הפרויקט. זו תוכנה עטורת פרסים לניהול פרויקטים מקוונים ומסייעת בשיפור מהירות ויעילות העבודה הן בקבוצות משותפות והן בקבוצות מבוזרות.
2. אסאנה
אסאנה הוא יישום ניהול פרויקטים באינטרנט ובנייד שנועד לעזור לצוותים לעקוב אחר עבודתם. זה פשוט להתחיל, אבל מספיק חזק כדי לנהל את כל העסק שלך. הוא מספק שפע של תכונות שיכולות לעזור לארגון שלך ולעקוב אחר העבודה באופן שתואם את זרימת העבודה של כל צוות על ידי מתן שקיפות ובהירות לחברי הצוות.
חלונות מוסיפים ג'אווה לנתיב
3. טרלו
טרלו הוא יישום ניהול פרויקטים מבוסס אינטרנט שפותח על ידיעֲרָפֶל הנחלתוכנה והואכיום בבעלות אטלסיאן. מסטארט-אפים לחברות פורצ'ן 500, טרלו מספקת את הדרך הוויזואליתעבור צוותים לשתף פעולה בכל פרויקט. זה גמיש להפליא וקל לשימוש. זה עוקב אחר כל פרט ופרט, בין אם זה תמונה גדולה או פרט דקה באמצעות ניהול בסגנון kanban.
4. ג'ירה
ג'ירה הוא כלי לניהול פרויקטים המשמש באופן פופולרי יותר למעקב אחר באגים ומעקב אחר בעיות.באמצעות JIRA אתהיכול לתכנן, לעקוב ולנהל בקלות את פרויקטי פיתוח התוכנה הזריזים שלך על ידי התאמה אישית של זרימת העבודה שלך ושיתוף הפעולה הצוותי שלך. הוא מספק מאפיינים מיוחדים לפיתוח תוכנה זריז המסייע לצוותים להישאר ממוקדים במתן ערך איטרטיבי ומצטבר, במהירות האפשרית, עם לוחות סקראם הניתנים להתאמה אישית.
5. Basecamp
Basecamp הוא כלי תקשורת בזמן אמת המסייע לצוותים להישאר באותו עמוד ונמצאפחות למשימות ניהול פרויקטים מסורתיות. זהו שירות אמין המציע הגדרה פשוטה וזמן למידה קצר. יחד עם רשימות המטלות, לוחות שנה, תאריכי יעד ופונקציות שיתוף קבצים מעקב אחר סדרי העדיפויות והפריטים הניתנים לפעולה הופך להיות קל יותר.
6. זוהו
זוהו הינה תוכנת ניהול פרויקטים מקוונת בחינם המאפשרת לך להפוך את הפרויקטים העסקיים שלך לפרודוקטיביים יותר ולסיים אותם במסגרת זמן נתונה. באמצעות Zoho תוכלו לקבל תובנה מעמיקה עםתרשימים ודוחות תוך שיתוף פעולה עם הצוות שלך, לקוחות, ספקים או יועצים בצורה חלקה.
7. פודיום
דוכן הוא שירות שיתוף פעולה מבוסס ענן המופעל על ידי סיטריקס.זההוא כלי לשיתוף פעולה חברתי שבו ניתן לבנות יישומים ולהקים מרחבי עבודה שיתמכו בתהליכי העבודה המועדפים ויעשו יעילים יותר. זהו הכלי המושלם לשיפור שיתוף הפעולה מכיוון שהוא מאפשר לך ליצור קשר עם עמיתים באמצעות רשת חברתית פנימית וצ'אט.
8. FreedCamp
פרידקאמפ הנו כלי לניהול פרויקטים ומערכת ארגון מבוססת אינטרנט. זה יכול לשמש אמשתמשים בודדים או מרובים שמשתפים פעולה באמצעות מחשוב ענן. זה כלי אידיאלי לאותם אנשים ועסקים שרוצים להישאר בשליטה על הפרויקטים, המשאבים, התקציב, הזמן וכו '.Freedcamp מסייעת לך בעיקר בשיפור זרימת העבודה שלך, בקביעת היעדים שלך ובהשגת היעדים שלך בתוך הזמן והתקציב שצוינו.
9. סקורו
סקורו הוא פתרון מקיף המשלב את כל התכונות הדרושות בכל תוכנה לניהול פרויקטים. באמצעות Scoro, אתה יכול לנהל את כל החברה שלך במקום אחד, כלומר זה מאחד את המערכות הנבדלות שלך ואינספור גיליונות אלקטרוניים לכלי יחיד. זהו בעצם פתרון תוכנה כשירות לשירותים מקצועיים ויצירתיים.
10. פרויקט מיקרוסופט
פרויקט MS הוא כלי לניהול תיקי פרויקטים המסופק על ידי מיקרוסופט. זה מספק ענן-מבוססואפשרויות במקום. הוא גם מספק את כלי התכנון המשולבים המסייעים בארגון ושמירה על מעקב אחר פרויקטים, כולל משימות יומיות והכוונה כוללת.
אלה היו 10 הכלים המובילים בשוק. קיימים כלים נוספים בשוק המשמשים בתחומים שונים. בכך אסכם מאמר זה על כלים לניהול פרויקטים. מקווה שזה עזר בהוספת ערך לידע שלך. לפני שתתחיל עם הפרויקט שלך, אתה יכול להתייחס אל שלי מאמר.
אם מצאת מאמר זה בנושא 'כלים לניהול פרויקטים 'רלוונטי, לבדוק את מאת אדוריקה, חברת למידה מקוונת מהימנה עם רשת של יותר מ -250,000 לומדים מרוצים הפזורים ברחבי העולם.
יש לך שאלה עבורנו? אנא הזכיר זאת בסעיף ההערות ונחזור אליך.